【手帳の活用アイデア】時間に自分を管理されないためのビジネス活用法

ご覧いただきありがとうございます。マーケティングコンサルタントの大鹿です。

よく「手帳で自分の時間をコントロールしよう」という言葉を聞きますが、それだけを真に受けて「自分が時間に支配されてしまう」こともよく見受けられます。

手帳に書いた打ち合わせや会合にばかり追われて、やりたいことが進まない…ですとか。（あれ、もしかして図星…？）

そこで今回は、時間に自分を管理されるのではなく、「自分で時間をつくること」をテーマに、手帳の活用方法をお伝えします。

昨年末から、名著『7つの習慣』を実践するシステム手帳・フランクリンプランナーを使い始めました。この手帳がまさに「自分で時間をつくる」ことに適していて。

あなたがお持ちの手帳でも転用できるポイントがいくつもあるので、詳しくシェアしていきたいと思います。

手帳選びのコツは最低限メモ・ノート欄があること

まずは手帳選びのお話。あなたはどのような手帳をお使いですか？

スッキリシンプルなポケット手帳に「外出や打ち合わせの予定だけ入っていればいい」という人は別ですが、「自分で時間をつくる」ことを心がけるなら…

最低限、メモ・ノート欄がある手帳をオススメします。というのも、マンスリー・ウィークリーのマスが羅列されているだけの手帳では、文字通り自分がただただ予定に支配されてしまうから。

仕事には、いわゆる“対面系”の仕事らしい仕事以外にも、書類や提案書をつくったり、計画を練ったり、情報発信をしたりするなどさまざまな種類があると思います。そして、そうした一見地味な仕事の積み重ねが、のちのち大きな意味を持つことになりますよね。

せめて

• その週やるべきこと
• その日やるべきこと

を書き込める欄がないと、仕事が場当たり的になってしまいます。何がどれだけ進んでいるのかが肌感覚で整理できないし、振り返りもできません。

重要な関係者への連絡など、地味だけど大切な仕事を漏らしてしまうことにもつながります。

以前「メモ活用」についての記事にも書いたのですが、手帳を脳の拡張媒体であり「これ1冊あればすべての内容が分かる」という基幹媒体にしてしまうといいです。

手帳にすべてを事細かく書き込んでおく必要はありませんが、少なくとも今何をやるべきかが手帳のメモを見れば分かるように。詳しくは同期しているメモ帳やアプリなどを見れば分かるようにすると、短期の仕事も中長期の計画もスッキリ管理できるようになります。

これだけでも、ずいぶん場当たり的な仕事のやり方が改善されていくはずです。

「第Ⅱ領域プランニング」を活用する

冒頭で触れたフランクリンプランナー手帳には、『7つの習慣』の重要テーマである「第Ⅱ領域プランニング」をスケジュール管理の中で運用できる欄があります。

これはメモ・ノート欄に余裕がある手帳をお持ちであれば実践できることなので、ぜひ取り入れることをオススメします。ご存知の方も多いかもしれませんが、具体的に何をするのかというと、

この4つのフレームにのっとって、今から取り組む仕事を仕分けします。できれば毎週見直すといいです。

大事なのは、「Ⅱ.緊急でないが重要な仕事」に最大限、時間を注ぎこめるように段取りをすること。この第Ⅱ領域と呼ばれるセクションには、中長期の計画、たとえば新しいサービスづくりや人脈構築、外注の計画、経営者の方なら採用などが入ります。

これらは決して、場当たり的ではこなせないことですよね。じっくり時間をかけて取り組まなければいけない。

そしてもう1つ。緊急かつ重要な仕事の緊急度を落とし、緊急だが重要でない仕事の緊急度を落とし、緊急でも重要でもない仕事を極力なくしていく作業が大切です。

すべて「あなたにとっての」という観点でOK。必ずあなたがしなければいけない仕事と、人に任せたり外注できたりすることを仕分ける。緊急ないし重要だと思っていたことが、書き出すことでそうではないと分かることもあります。

カギとなる第Ⅰ領域と第Ⅱ領域を厳選し終えたら、それを手帳に短くまとめていきましょう。最初はちょっと面倒くさいですが、毎週続けていると仕分ける→書き込む→取り組むというサイクルが心地よくなってくると思いますよ（笑）。

第Ⅱ領域プランニングにはそもそもの目標・行動設定が必要

繰り返しますが第Ⅱ領域に仕分けるべきことは中長期の計画です。

タスク、というより計画と捉えるといいですね。タスクは必要に迫られてやらなければいけないことですが、計画は「時間に縛られない主体的な試み」であり「自分で時間をつくり出す作業」ですから。

ですが注意点は、第Ⅱ領域の計画にはそもそもの目標・行動設定が必要だということです。

つまり、自分がどうありたいか？ 何を目指すのか？ どれくらい売りたいのか？ 何で稼ぎたいのか？ といった展望です。

目標が定まらないことには、あなたにとっての意味のある計画をつくりようがありません。自分と向き合う地味な作業だけにおろそかにしてしまう人が多いですが、自分の仕事なのですから避けては通れないと思います。

手帳の巻末にあるノート欄にでも書き出しておくだけで、ずっと迷いなく行動できるようになります。「あれ、これって意味あることなの？」とあなたが日々の仕事に迷ったとき、立ち返るべき指針になるでしょう。

ちなみにフランクリンプランナー手帳には、自分が大切にしたい価値観・果たしたい役割・ミッションの表明・目標設定といった欄があらかじめ用意されているので便利です♪

第Ⅱ領域プランニングと優先度でタスクを事前評価

このようにしてきっちりと仕分けたはずの仕事ですが、いざ動き出すとなると、また何をすればいいのか迷ってしまうこともあります。そして散発的な「緊急だが重要でない仕事」に振り回され、自分を見失ってしまうことに…。

そうならないためにも、その週やるべきことには、さらに次のようなマーキングをしておくといいです。1つひとつのタスクが

• 「第Ⅱ領域プランニング」の4つのフレームのどれに当たるのか…Ⅰ・Ⅱ・Ⅲ・Ⅳなどとメモ書きする
• さらにその中でも優先順位はどうか…たとえばA・B・Cなどとメモ書きする

こうやって事前評価をしておくと、不安を覚えがちな“お急ぎ案件”に振り回されず、どっしり腰を構えて仕事に取り組めるようになります。

1週間の自分検討会議をしよう

ここまでお伝えしたことは走りながらやるのではなく、きっちり考える作業として時間を確保した方がいいです。

走りながらやる作業は、文字通り集中できない“ながら”になってしまいがち。一番大事な仕事にきっちり時間を割けないのは本末転倒ですから。

推奨するのは、「自分検討会議」として翌1週間の計画を立てる日を毎週ブロックしてしまうこと。ウィークリースケジュールに、あらかじめ書き込んでしまうんです。

先輩起業家さんが取り組んでいるとあって、僕も導入しています。仕事の振り返りやうまく進まなかったことの原因追及もできていいですね。自分の怠慢を律することにもつながります（苦笑）

なお同じ要領で、外出の予定だけでなく作業タスクや連絡事項、僕ならブログなど手を動かす時間や交流会の参加予定などもきっちり自分検討会議の中でブロックしています。

終わったらそれらにボールペンでチェックを入れて、完了。それが達成感があって快感だったりします（笑）。

予定を埋めれば仕事は増える

最後に少し余談となりますが、「仕事がなくてそもそも埋めるべき予定がない」と悩んでいる方へ。

意地でも埋めましょう。というとスポ根チックに聞こえてしまいますが、第Ⅱ領域プランニングを活用して今後取り組んでいくべき計画を見える化していけば、自然と埋まっていくようになります。

予定を「埋める」というより「つくっていく」という感覚で取り組んでいくといいと思います。

たとえば、自分にもいえることなのですが仕事がない状態の多くが「人との接触回数がそもそも足りない」ことなので、空白の時間にアポを差し込んでいく。そうすれば、自分で意義ある時間を生み出しながら、徐々に仕事が増えるようになります。

僕のお世話になっている起業家さんは創業期、「1年に1,000人の人と会う」と決めて有言実行されたそうです。1,000人となると毎月だいたい100人と会う計算。それをもとに予定を組んでいくと…

と、このように見える化することで時間の使い方がどんどん上手になるはずです。仕事もついてくるでしょう。

単純論ですが、埋まらないなら自分から埋める！それが、自分で自分の時間をコントロールすることなのだと思います。

まとめ

今回は僕が使っている手帳・フランクリンプランナーのエッセンスを用いて、手帳を活用する方法をお伝えしてきました。

以前、手帳の活用に一家言ある経営者の方から

「手帳は時間を管理するのではなく、自分を解き放つためのツール」

だとお聞きしました。まさにその通りで、時間を管理しようとすればするほどミイラとりがミイラになるがごとく時間に追われて奴隷のようになってしまいます。

いかに自分らしい時間を濃密に送ることができるか？ を考えて、日々取り組んでいきたいものですね。

本記事が、あなたの今後のお仕事を効率化するヒントになればうれしいです。

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。