心をかき乱されずに仕事に取り組む方法

今はひと昔前と違って、メールだけじゃなく、LINEやSNSなど多種多様なコミュニケーション手段があります。

すると、せっかく集中して仕事に取り組んでいるのに、それらに心をかき乱されて、焦ってしまうことはないでしょうか？

僕が大切にしているのは、連絡に対して何でもかんでも脊髄反射をしないということです。

身の回りに降りかかることにあれこれ反応していたら、動物と同じです。人間には反応する前に考える力がありますよね。

今回は、焦らず効率よく仕事に取り組む秘訣をお伝えしていきます。

脊髄反射をしないこと！

仕事は、即レスが大事と言う人がいます。即レスした方が、相手に心象がいいからといった理由です。

しかし、相手も即レスをしてほしい時は、電話をしてきたり、件名に「即レス希望」とつけたり、何らかのアクションを講じるはずです。

そうでない場合は、あくまでお知らせであるなど即返答を求めていないケースの方が多いです。返答が欲しい場合は期日をきっちり書いてくれているのではないでしょうか？

つまり人にせかされていると思っていうのは自分だけというケースが多々あるのです。

急かされていると勘違いをして、あれもこれも脊髄反射をするかのごとく対応していると、集中が途切れたり、せっかく考えていたアイディアが雲散霧消してしまうなどマイナス面の方が大きくありませんか？

焦る気持ちもわかります。

しかし、そこでひと呼吸おいてみてください。そして以下でお伝えするような工夫を講じてみてほしいです。

優先度と重要度で仕事を振り分ける

優先度を上からA,B,C,D、重要度をⅠ,Ⅱ,Ⅲ,Ⅳとして、目の前の仕事をラベリングします。

優先度は文字通りわかると思います。重要度の定義について説明していきましょう。

名著『7つの習慣』には、第二領域プランニングと呼ばれるセルフマネジメントのコツが書かれています。ご存知の方も多いのではないでしょうか。

これは、目の前の仕事をいったんテーブルに上げて、重要度と緊急度の2つの軸に振り分けるというものです。

• Ⅰ.重要かつ緊急なこと
• Ⅱ.重要だけど緊急ではないこと
• Ⅲ.重要ではないが緊急なこと
• Ⅳ.重要でも緊急でもないこと

「重要かつ緊急」はもちろん、特に、上から2番目の「重要だけど緊急ではないこと」に時間を注ぐことが推奨されています。

ともかく、この第二領域プランニングに沿って挙げたⅠ,Ⅱ,Ⅲ,Ⅳの項目を、大きな意味で重要度としてラベリングします。

先に触れた「7つの習慣」を実践する手帳・フランクリンプランナーには、毎週のタスクを優先度A,B,C,D、重要度Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ,Ⅳで管理する機能があります。

これがとても便利で、優先度が高いものはすぐ取り組まなければいけないこと。重要度がⅡを指していれば長期的に取り組まなければいけないこと、といったように、ひと目でテーブルに上げた仕事のプロパティがわかるようになります。

フランクリンプランナーユーザーでなくとも活用できるテクニックなので、タスク整理にぜひ使ってみてください。

メールならToDoフォルダに入れる

メールのやり取りが多い仕事だと、1つのメールを返していたら、また次のメールがやってくる。いつまでたってもメールの処理が終わらずに気が滅入るということがあると思います。

やってくるメールを上から順番に片付けていては、優先度と重要度を見失いかねません。

そこで、メールのフォルダーに、あらかじめ「ToDoフォルダ」または「未処理フォルダ」といった待機室を作っておくといいでしょう。

流れてきたメールの中身をサラッとチェックして、優先度が、決して高くなければToDoフォルダに突っ込む。そして、優先度と重要度を見極め、本当に即処理すべきことだけさっさと片付ける。

こうするだけで脳のメモリが無駄に食われることなく、ストレスフリーで仕事を進めることができます。

処理する日時を先にブロックする

僕はデスクワークが中心ですが、複数の仕事を綿密に計画して、マルチタスクで効率よく進めることは得意ではありません(汗)。

どうしても気が進まないこともあるし、面倒で後回しにしてしまうことも多いです。しかし人間は感情で動く生き物だから、大なり小なり仕方がないことだと思います。

むしろ、本来は余裕があるはずなのに、嫌々ストレスを抱えながら計画的に仕事をこなすのはパフォーマンスにも影響するのではないでしょうか？

僕が見ているのは、ここまでで触れた優先度と重要度の2つの軸。そして、手帳に書き込んだタスクの処理日です。

「いついつにこれをやる」とあらかじめ処理日をブロックをしていれば、締め切り効果が働いて集中して取り組むことができます。

もちろん、仕事の処理にかかる時間を見誤ってしまう可能性もあります。経験の少ない仕事で時間を見積もれない場合もあるでしょう。

ですから、バッファを設けることは最低限必要です。慣れれば仕事時間をブロックする精度が高まり、スムーズにこなせるようになるはずです。

タスクを達成したらレ点でチェックする

これは効率よく仕事をこなすためのテクニックではありませんが、お勧めしているアイディアです。

あらかじめ手帳に予定を書き込み、そのタスクをきっちりやり終えたらそのつどレ点でチェックを入れます。

そうすると、1日を振り返る時、自分がその日どれだけの仕事をこなしたかが直感的に分かり、充実感を得ることができます。

たとえ小さな仕事が山のようにあって「何をしたのか分からない」という日でも、レ点の数を数えれば自分自身の今日を評価できる。

特に、心をかき乱されるような忙しい毎日だからこそ、仕事を振り返るきっかけを作り、自分自身を褒める習慣にするといいでしょう。

きっと、「また明日も活力を持ってがんばるぞ！」という気持ちにきっとさせてくれますから。

まとめ

これだけ偉そうにお伝えしておいて、僕自身がかつて、脊髄反射で仕事をこなす人間でした。

常に時間に追われ、焦っていて、人に声をかけられたら自分の時間を奪われるようで嫌な顔をしてしまう。そんなヤな奴だったのです。

「刺激と反応の間にはスペースがある」といわれます。仕事のほうがボイ立ててくるからといって、すべてに即反応する必要はありません。

むしろ落ち着いてひと呼吸おき、考える時間を持ったほうが、アイディアも生まれ、アウトプットは研ぎ澄まされたものになります。

人にもやさしくなれますし(苦笑)。

ごくシンプルなことですが、これらを実践していただければ、仕事のストレスが徐々に解消されていくでしょう。

お役に立てばうれしいです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。