メモを活用して仕事の効率を最大限に高めるには？

ご覧いただきありがとうございます。マーケティングコンサルタントの大鹿です。

今回は、効率的にメモを活用する方法について、メモを選ぶことも書くことも大好きな“メモマニア”こと、大鹿がお届けします。

そもそも、あなたは日頃からメモを活用していますか？ 特に起業したてでは、覚えることも学ぶこともいっぱいあるはずです。（起業したてに限らないですけどね）

僕は自分の記憶力をまったく信用していないので（笑）、昔からメモをフル活用しています。特に、後述するように手帳とメモを併用するようになってからタスクの漏れがなくなり、どんどん仕事が効率化している手応えを感じています。

まったくメモを取らないというのは論外ですが、「メモをもっと上手に活用したい」という方は参考にしていただけると思います。

ぜひ、最後までご覧くださいね。

メモ=脳の拡張媒体として付き合う

いきなりですが、「自分の記憶力を信用しない」と書いたことは誰にでも当てはまることです。自分の頭を過度に信じるべきではありません。

有名な学説『エビングハウスの忘却曲線』では、人は1時間後には見聞きしたことの56%を忘れ、1日後には74%を忘れてしまうといいます。

まして、ただでさえ情報が多く飛び交う昨今、新しい情報が入ってきてはどんどん古い情報に集中できなくなるのは仕方のないことです。

メモを取らない人ほど、どういうわけか自分の記憶力を過信してせいぜい人から聞いたことくらいしか記録にとどめません。しかし、もともとメモを使う習慣がないためにメモを取ったら取りっぱなしで「活用」することをしません。

常々もったいないな、と感じています。「ギクっ」とされた方、厳しくてごめんなさい。

僕の場合は「メモ=脳の拡張媒体」としてとらえています。聞いたこと・教わったこと・セミナーや教材の内容を書きとどめておくだけでなく、メモのうえで「考える」ことにも活用しています。

当たり前だけど人間は脳を使って物事を考えますよね。それをメモのうえでもやる、というイメージです。今取り組んでいることの何がボトルネックなのかを整理したり、無駄を書き出して整理したり、時おり自己分析をしてみたり。

不確かな頭の中だけでこれらをやるより、可視化できるメモのうえで「考える」作業をした方が頭がスッキリ整理されるしアイデアも浮かびます。

メモは確かに「取るもの」なのですが脳の延長線上にあるものと考えれば、実はいろんな活用ができると思いますよ。

「あれ、どこにメモしたっけ？」をなくすには

耳が痛い指摘かもしれませんが、場当たり的に取ったメモはたいていどこかに散乱して埋もれてしまうものです。チラシの裏面やいらない紙にメモした場合などは、特に。

すると、書き留めた情報を見返したいとき、メモを探す時間が無駄になってしまいます。これは、ちょっともったいないことですね。

そのような本末転倒な事態を避け、効率的にメモを活用するには、

“使うメモ媒体と基幹媒体を決めてしまう”

これが大事です。

難しい言葉を使いましたが、「メモには必ずこれを使う！」というものを決めてしまうということです。そして、特に優先順位が高い、「これを見れば重要な内容をほぼすべて網羅できている」という媒体も決めます。

たとえば、僕の場合は「手帳」を基幹媒体にしています。手帳を見れば、短期的な期日のある仕事から中長期で取り組む目標まで、一覧することができます。

ただ手帳にすべてのことを事細かに書くことはできないので、「この1冊」と決めたメモやデータにもまとまっている、というふうな感じです。

実際には、メモやデータにまとめた内容をもとに、手帳に簡潔に分かりやすくまとめる、というやり方を取っています。

そうすると、少なくともアレコレいろんな媒体に目を走らせるようなことはなくなり、情報を探す手間はグンと短縮されます。手帳を見ればすべてのことが分かるし、連携しているメモやデータを見れば詳しい内容や背景が分かる。

「何を使うのか決める」は基本中の基本ですがオススメの取り組み方です。

メモ媒体として何を使うか？

メモ媒体として何を使うか？ ですが、極論、なんでもいいと思います（笑）。

僕は前述のように手帳とメモパッド、iOSの標準メモアプリを使っています。用途によってはGoogleのツールも使いますね。

手帳は余白が十分あってフリーの書き込みがきくもの、メモパッドはサイズ感と持ち運びやすさのバランスからA5以上のものが個人的にオススメ。

メモアプリとしてはEvernoteが有名ですが、スマホアプリとPCブラウザのデータ同期が今ひとつ鈍いのでiOSの標準メモアプリを使っています。シンプルですが分けたフォルダを管理しやすく、何よりスマホアプリとPCブラウザのデータ同期が即効なのでいいですね。

ただ使う媒体が多くなれば多くなるほど目を通す時間や探す時間が無駄になってしまうので、なるべく少なくしていった方がいいと思います。

基本は3つ程度にして、あとはサブ的に使う。その辺りが目安です。

事実と抽象と自分ごと化

2018年に出版されヒットした起業家・前田裕二さんの著書『メモの魔力』はご存じですか？

お読みになったことがなければぜひ読んでいただきたいのですが、同書に書かれているアプローチとして、

• メモ帳の片ページに事実ベースの記録
• もう片ページにその事実から得られる抽象的な情報と、それをもとに自分ならどう生かすか

を記入するというものがあります。おそらく、やっている人は無意識でやっていることです。

たとえばニュースで、「ひとくちサイズで写真映えするコンビニスイーツが若者世代に売れている」という事実を目にしたとします。

すると、そこから「食べやすさ」「手に取りやすさ」「オシャレ」「きらびやか」といった抽象的な情報、つまり本質的なヒット要因のようなものを抜き出すことができますよね？

もっと分析すると、「満足感を満たし切るほどじゃない、ちょっとの幸福感」がキーワードなのでは？ という仮説が立ちます。

あなたが事業で商品開発をしているのなら、今までより小さなサイズの商品をバリエーション展開していく、というような「自分ごと化」による着想が得られるかもしれません。

これはイージーな例でしたが、このような事実→抽象化→自分ごと化を経る応用力は考えれば考えるほどレベルが高くなっていきます。

前述したように頭の中だけで考えても頼りないですし、次から次へと情報が入ってきてしまう状況下では1つのことに集中することも難しいです。

メモを脳の拡張媒体として、『アイデア発想装置』として活用するのも重要です。そしてあなたのメモを、見返す価値のあるメモに育てていくのも楽しいですよ。

まとめ

今回は効率的にメモを活用する方法をお伝えしてきました。いかがだったでしょうか？

締め切りがあり日々手を動かす作業も、中長期的に取り組むべきことも、起業家の場合、多くを1人でまかなわければなりません。

繰り返しますが、自分の頭の中だけで処理するのはまず無理です。それができるのは一部の天才と呼ばれる人たちだけでしょう。僕も含めて多くの凡人起業家は、自分の頭の働きを過信してはダメです（笑）。

逆に、メモを頼れる脳の拡張媒体として活用すれば、常にスピード感を持って、発想力豊かに仕事に取り組めるようになると思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。