【Zoom・Teams・Chatwork】オンライン通話で失敗しないための3つの基本

元編集者として800件以上を取材。質問力で実店舗・中小企業様を選ばれる存在に導く、Web販促コンサルタントの大鹿です。

今回は、ZoomやMicrosoft Teams、Chatworkを使ってオンライン通話をする際の、失敗しないコツをお伝えします。

僕はインタビュアーとしての仕事もしているのですが、最近はオンライン取材が主流になってきています。しかし、ポイントとしてお伝えするのですが回線が不調でまともに通話にならず、困ってしまう場面も。

そもそも話が聞き取れないと録画も不完全なので、聞き返すこともできない…。かといって、相手に何度も「もう一回聞かせてください」というのも気分を損ねてしまう。

今後もオンラインで打ち合わせや商談をする場面が増えてくるでしょうし、今回お話する3つのポイントを事前にチェックして、ビジネス活用に生かしてくださいね。これさえ守れば困らない! 恥をかかない!

目次

回線状況が良好か、事前にテストする

実は先日発生して後で原因が分かったのが、相手が遮音室のようなところでオンライン通話をしていたことでした。そうすると、ネットの回線状況が常時不調もいいところで、映像がフリーズしたり、声がスローに間延びして聞こえてきたり。

ネットの回線状況が良好かどうかは、事前に確認したいものです。遅くとも開始の1時間前には(1時間あれば何かあっても対策できる)、余裕があれば数日前にはテストしておくことが大事。

Zoomなどの通話アプリなら、話しているお互いのどちらの回線状況に問題があるか、アナウンスが見えます。事前に誰の回線に不調があるかわかれば認識をすり合わせられるのですが、打ち合わせの最中にそれが分かると…

「いや、自分は問題ない。おたくでは?」などと、相手の気分を損ねてしまいかねません。

それに、限られた時間のなか、調整するのにも手間がかかります。オンライン通話に不慣れな人が相手だと、やり方すら分かっていないのでお互い面倒です。

僕の取材の例の場合、自分は委託のインタビュアーなので通話の最中は強くいえず、(編集者さん、ちゃんと事前チェックしてくれよぉおお!)とツッコミたかったことが多々ありました。

自分も相手もストレスなので、よくないですね。必ず、回線状況は事前チェックしましょうね。

通話の要件を最初にキッチリ伝える

通話が始まったら、最初に打ち合わせの要件を話しましょう。

  • 打ち合わせの趣旨
  • 具体的にどういう話を相手に求めるのか?
  • おおよその所要時間

「事前に伝えているし、大丈夫じゃね?」と軽んじているあなた! 必ず再度、伝えてください。こちらはちゃんと伝達したつもりでも、相手はサラッとしか見ていない可能性があります。

「今日は◯◯というテーマについて打ち合わせをしたく、具体的に〜〜というお話を中心に進めていきます。所要時間はだいたい60分程度です」

これをやるかやらないかで、その後の話がいかにスムーズなものになるか…! Zoomなどのアプリは画面共有ができますから、簡単にレジュメ的にまとめて、最初に見せながら話してもいいと思います。視覚と聴覚ダブルで攻めれば、効果はバツグンだ。

もし、商談などの営業でオンライン通話をするのあれば、

  • 今日の提案で、相手が何を得られるのか?

も具体的に伝えてみてください。これをちゃんということで、相手がちょっとでも前のめりになりますから。

それと、所要時間をキッチリ伝えることですね。

人は、時間を無駄に感じるほど嫌なものはありません。あなたも、欲しくないものをセールスされたら「時間の無駄。早く終わってくれ」と思いますよね?

ですが、30分なら30分、60分なら60分と事前に伝えておけば、相手も身構えられます。話が盛り上がって相手が乗っていれば、様子を見て時間を伸ばせばいい。(もちろん、要所要所で「30分過ぎましたが、このまま続けても大丈夫ですか?」と様子を見ながら)

次に書きますが、オンライン通話は完全な双方向コミュニケーションではありません。会話が重なると、お互いの声が聞こえなくなるデメリットも。リアルな打ち合わせより、10〜20分長めに所要時間を想定しておくと、なおよしです!

必ず相手が話し終わってから話す

僕もオンラインで取材をし始めるようになって最初の頃、相手の話していることに言葉を重ねてしまい、お互い話が聞こえない。気まずくなるという場面を経験しました。

特に僕の場合、著名人の方がインタビュー対象として多いので、ヒヤヒヤものなのです。。

混線を避けるためにも、相手が話終わるまでは聞く。話し終わってからこちらが喋る。オンライン通話は完全な双方向コミュニケーションではありません。ごく当たり前のことなのですが、これがキモ。

早口で喋る方もいれば、ゆっくり喋る方もいます。しかし焦ったくすることなく、相手の話がひと区切りするのを必ず待って。なおかつあなた自身は、相手とのパワーバランスを考えて話すペースを整えましょう。

まとめ

回線が不調でよく聞き取れないわ、相手が打ち合わせの趣旨をイマイチ理解していないわ、話は混戦するわ、だと…想像してみてください。超最悪です!!

  • 事前に通話相手の回線状況に問題がないか、必ず確認する。遅くとも開始1時間前に
  • 通話の要件を最初に伝える。趣旨・具体的に相手に求めること・所要時間を
  • オンライン通話は完全な双方向会話ではないので、混線が大敵。必ず相手が話し終わってから話す

今回お伝えしたオンライン通話の3つのポイントを生かしていただければ、だいたいはうまくいくと思います。インタビュアーをしている僕自身の反省点であったり、実践している方法ですから。

ぜひ! お読みいただき、ありがとうございました。

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